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Karen Schwartz Proceso de Dos Etapas para la Selección de Consultores para CRM y ERP

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 Por Karen D. Schwartz

Sometimes, A Two-Step Consulting Selection Process is Better Than One

Puede parecer contrario al sentido común comenzar tu búsqueda del sistema ERP o CRM mediante la contratación de un consultor para ayudar a seleccionar el software y luego acudir a una segunda búsqueda de un consultor para poner en práctica el software seleccionado.

Ahora bien, eso es lo que recomienda un gran número de consultores. Ellos afirman que al evadir esta etapa, las compañías se están viendo sometidas al uso de un software, que no es necesariamente el que más les conviene, o que quizás les costará más tiempo y dinero, simplemente porque el consultor de selección del software tiene un interés de carácter financiero en el sistema recomendado de CRM o ERP.

Y resulta tentador evadir esta etapa; en promedio, cuesta entre $20.000 y $40.000 para que una mediana empresa contrate un consultor independiente de software para el proceso de selección de software, pero si piensas en eso seriamente, esto probablemente representa sólo un 10% de lo que costará el proyecto de sistemas de negocio completo.

Scott Priestley, presidente de Lionshare Software Inc., dice que al contratar un consultor independiente de software, la mayoría de las compañías terminarán ahorrando mucho más de lo que ellas gastaron. Él estima que las compañías típicamente ahorran entre 30% y 40% del precio de venta cotizado inicialmente, debido al conocimiento y entendimiento del proceso y los criterios adquiridos que refuerzan las negociaciones. Él nos da este ejemplo:

Un vendedor le dijo al cliente de Priestley que su compañía usaría Microsoft FRx para gestionar las consolidaciones financieras de su proyecto. Priestley notó que Microsoft iba a descontinuar el producto FRx propuesto y se lo hizo saber al vendedor. El vendedor a su vez corroboró la situación y propuso que ahora usarían Microsoft Management Reporter como alternativa. El cliente aceptó el cambio por el mismo precio, pero luego de indagar un poco más, el equipo de Priestley se dio cuenta que Microsoft Management Reporter corre sobre la plataforma del Servidor SQL –pero la solución que estaba comprando el cliente no lo hacía. Además, la compañía del cliente no tenía licencias de Servidor SQL o un servidor que corriera con la plataforma del Servidor SQL y su personal de Tecnología de la Información no conocía mucho acerca del Servidor SQL.

´´Cuando sumamos todo, la propuesta tenía un costo de aproximadamente $15.000 en el límite inferior. De esta manera ellos agregaron sólo $15.000 a un proyecto que comenzó con sólo $200.000”, él explicó. La inversión más grande era, en realidad, el tiempo adicional y las habilidades requeridas del equipo de IT para instalar, probar, mejorar y soportar una pieza de tecnología nueva para la vida útil del sistema. Cabe preguntarse ahora si existen otras omisiones importantes que necesitaban ser corregidas o desechadas.

Ciertamente suena como una buena razón para gastar algún dinero por adelantado de modo de obtener un conocimiento independiente y a alguien que cuide de la mejor manera tus intereses. Aunque a pesar de estos hechos, Priestley dice que en promedio, menos del 40% de todas las implementaciones de ERP y CRM usan a un consultor de selección independiente para ayudarlos con el análisis, revisión, negociaciones y selección de productos finales.

Si te inclinas por este modelo, escoge a tu consultor de selección independiente cuidadosamente. Asegúrate de que ellos son completamente imparciales y compatibles con todo tipo de plataformas. Lo cual significa que no representan ninguna compañía de software ni reciben referencias o margen para las ventas de software de ERP o CRM.

Al mismo tiempo, el consultor debe tener un conocimiento amplio de los posibles productos de software que tú podrías considerar, así como un conocimiento específico de tu industria y cómo funciona la misma. Por ejemplo, si tu negocio está fabricando materiales de plástico inyectable, el consultor no tiene que tener un conocimiento tan específico, pero debe tener experiencia en manufactura bajo especificaciones o hecha a la medida, así como en procesos básicos de manufactura que tu compañía utiliza. El consultor también debe saber suficiente para hacer preguntas adecuadas, tales como “Estás teniendo embotellamientos en tu proceso de reporte de calidad cuando se relaciona con tu proceso de reporte operacional?” Si la respuesta es sí, el consultor identificará los puntos difíciles que deben ser corregidos y probablemente ponderarlos dentro de la selección del modelo de Software.

La selección del consultor de software puede ser una fuente importante para ayudar a crear un criterio de evaluación específico y mensurable para escoger un colega de implementación. También pueden compartir directrices y estimados de costo y duración del proyecto para la implementación del software. Y ellos deben definir un conjunto de habilidades y experiencias necesarias que un consultor de implementación debe poseer.

Finalmente, el consultor debe tener una o más metodologías de implementación de software probadas para discutir y evaluar –posiblemente un enfoque ágil, un enfoque tradicional planificado por etapas o una metodología acelerada.

El avance de un consultor a otro, requiere de tiempo y esfuerzo para desempeñar dos procesos de selección de consultores. Sin embargo, al separar a los consultores de selección de software de los consultores de implementación de software, estás maximizando tu oportunidad de potenciar o aprovechar las mejores habilidades de ambos y al mismo tiempo mantienes la integridad y objetividad en un proyecto donde el resultado tendrá una implicación profunda y a largo plazo en los procesos de negocio y de inversión de IT de tu compañía. End

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Al separar la Selección de consultores de Software del consultor de la implementación de software, estás maximizando tu oportunidad de potenciar o aprovechar las mejores habilidades de ambas y al mismo tiempo mantienes la integridad y objetividad en un proyecto donde el resultado tendrá una implicación profunda y a largo plazo en los procesos de negocio y de inversión de IT de tu compañía.

 

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