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Alison Diana Mejores prácticas para acortar el ciclo de ventas

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 Por Alison Diana

Una combinación de procesos de ventas y tecnologías de software puede reducir el ciclo de ventas

Acortar el ciclo de ventas está muy en lo alto de la lista de deseos de los gerentes de ventas, y mientras que siempre habrá clientes estereotipados y comités de compra de movimiento lento, los equipos de ventas pueden implementar mejores prácticas que acorten el proceso – y mejoren el índice de ganancias de su equipo de ventas, y el movimiento de efectivo de su compañía.

En la mayoría de los casos, las compañías primero deben determinar por qué el ciclo de ventas es muy largo. A veces los futuros clientes no ven valor suficiente para actuar. Otras veces la razón por la cual los clientes se tardan tanto en hacer un pedido no tiene nada que ver con sus clientes y tiene todo que ver con sus procesos internos. En mayo de 2010, Aberdeen Group lanzó un informe revelador sobre las razones por las cuales los ciclos de ventas son muy largos y los métodos en los cuales las mejores empresas han combatido exitosamente contra este problema costoso.

Un 59% de los encuestados en el informe de Aberdeen dijo “No convertimos suficientes clientes potenciales en ventas”, mientras que un 32% informó que el costo de sus ventas fue muy alto. Del mismo modo, un 27% de los encuestados dijo que el tamaño del acuerdo promedio o del contrato era muy pequeño y la misma cantidad afirmó que no tenían un conocimiento suficiente de los futuros clientes que ya estaban en el embudo de ventas, de acuerdo con Aberdeen. Además un 26% de los encuestados dijo que perdieron eficiencia cuando recrearon propuestas o contratos.

Seis pasos para llegar a las mejores prácticas de los ciclos de ventas

  1. Un sistema de software de la Gestión de la Relación con el Cliente centralizado u otro depósito de información precisa y actualizada de clientes y futuros clientes aborda algunos de los problemas que impiden que las compañías alcancen ciclos de ventas más rápidos. El software de CRM es un prerrequisito para la venta eficiente y efectiva. Proveyéndoles a los profesionales de ventas información de clientes completa y fácil de acceder, este les da la oportunidad de prepararse para sus conversaciones, planificar sus actividades con anticipación, eliminar las tareas redundantes, identificar oportunidades para tener ventas más rentables, y mantener a los clientes por arriba de todos los futuros clientes en su embudo.

  2. Aunque ya ha pasado más de una década desde que las firmas electrónicas (Electronic Signatures en inglés) en el Global and National Commerce Act se convirtieron en ley, muchas compañías aun tienen que aprovecharse de las oportunidades que las firmas electrónicas les proporcionan. Esta tecnología puede reducir dramáticamente el tiempo y los gastos que rodean las firmas escritas a mano, los faxes que consumen mucho tiempo, y la presencia física o tarifas de envío de la noche a la mañana que típicamente se asocian con las firmas hechas a mano. Quizás sin sorprender, 26% de las compañías de clase óptima han invertido en soluciones de captura de firmas electrónicas, comparado con un 19% de las compañías promedio, y un 17% de las empresas rezagadas, de acuerdo con Aberdeen.

    De acuerdo con AlphaTec Counsel, “Al igual que firmar documentos, y enviarlos por correo electrónico se volvió frecuente con la extensa adopción de archivos PDF y mejoras en los escáneres, también es probable que las firmas electrónicas se vuelvan más dominantes mientras la gente descubre la eficiencia y seguridad creciente de la tecnología de las firmas electrónicas (e-signature en inglés)”.

  3. Es esencial mantenerse concentrado en las compañías e individuos meta más apropiados dentro de esas organizaciones, en lugar de tomar un enfoque amplio y disperso a un batiburrillo de futuros clientes. ¿Por qué desperdiciar sus recursos de ventas valiosas, sus dólares de mercadeo, y talento de apoyo al cliente en futuros clientes que realmente no necesitan sus productos o servicios? Beneficiándose de su solución de software de automatización de fuerza de ventas, usted podrá definir un camino detallado para encontrar candidatos ideales para sus mercancías mientras reduce las coincidencias menos apropiadas para sus ofrecimientos.

    Mary Gospe escribió en KickStart Alliance que, “Frecuentemente nos referimos a ‘calificar’ como un único paso en el proceso de ventas. De hecho, la calificación debería ocurrir continuamente. Evaluando constantemente el ajuste entre la necesidad de un cliente y el ofrecimiento de su producto o servicio, y solo siguiendo aquellas oportunidades que son mutuamente beneficiosas, usted podrá mejorar la productividad y acortar el ciclo de ventas”. “Los representantes de ventas pueden caer en la trampa de continuar las discusiones si el futuro cliente devuelve las llamadas o si su flujo es débil, pero los resultados lo sufrirán”.

  4. El software de propuestas de ventas automatizadas puede reducir horas, quizás incluso días, de los calendarios de su personal de ventas dependiendo de la complejidad de sus soluciones o el tamaño de su empresa. Además de ahorrar tiempo, una propuesta automatizada también podría reducir los errores y las omisiones como también podría ayudarlo a ampliar la base de conocimiento y las habilidades de su compañía desde previas interacciones y experiencias de clientes. En el estudio de Aberdeen, la mitad de las empresas de clase óptima utilizaron el software de propuestas automatizadas; mientras que el informe encontró que 34% de las rezagadas tuvieron esta tecnología lista.

  5. Las compañías, grandes y pequeñas, están batallando con los medios de comunicación social. Algunas compañías – han transformado las campañas de Facebook y Twitter en dólares en billete constante y sonante, y en reacciones positivas de consumidores. Otras han tenido resultados menos excepcionales o se han perdido en el parloteo en línea, pero una cosa sí parece ser segura: Todas las empresas son sabias al desarrollar una estrategia de medios de comunicación social y una presencia de redes sociales como otra manera de interactuar con ambos, el público general y su público de compras. Después de todo, las ventas se construyen en relaciones, y si tener una relación de Facebook es importante para su cliente final, entonces debería ser importante para usted.

    Bill Rice, cofundador de Kaleidico, en un blog de SalesBlogcast dijo que, “Mientras mejor construya una relación de confianza con sus futuros clientes y clientes, más profundamente penetrará la organización y su estrategia a largo plazo. Los medios de comunicación social pueden ayudar a empezar, administrar, y apoyar esa conexión íntima. También pueden ayudarlo a agregar rápidamente relaciones valiosas a su red de futuros clientes”.

  6. Equipándose ellas mismas con herramientas analíticas habilitadas para la web, las empresas agregan inteligencia dentro de las soluciones del software de CRM para su fuerza de ventas, mejorando más su habilidad de prever, evaluar el rendimiento de las ventas, y evitar los cuellos de botella empresariales. Los analíticos de CRM comparan el rendimiento del ciclo de ventas empresariales por equipo de ventas, vendedor, producto, región, y otros factores con el fin de proveer un refuerzo visual de cuáles ciclos de ventas se están tardando más que otros. Si se utilizan correctamente, los analíticos también pueden hacer más eficientes las operaciones de una compañía alineando las ventas con otras áreas – por ejemplo, el mercadeo, las finanzas, y la administración de productos.

Los líderes de ventas con conocimiento están utilizando tecnología como el software de CRM, las soluciones de generación de propuestas y las firmas electrónicas para remover muchas de las tareas rutinarias y laboriosas frecuentemente asociadas con las ventas, incluyendo la escritura a máquina repetitiva, entradas duplicadas, la resolución de conflictos de planificación, y el rastreo de los pedidos y los futuros clientes. El objetivo general es dejar libres a sus representantes de ventas que estén bien capacitados pero que cuenten con poco tiempo disponible, para que persigan nuevas empresas y cuiden a los clientes existentes dentro de ciclos de venta más cortos, un mejor cuidado del cliente, y un mayor potencial para los ingresos incrementales.End

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Author  Autor: Alison Diana
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Guest Spense Navart
  He escuchado comentarios de analistas de que la negociación de contratos es el paso más largo en el proceso de ventas, consumiendo del 18% al 25% del ciclo de ventas completo. Vendemos una solución de software de alta tecnología y aunque no tengo los datos, estoy seguro de que estamos en lo alto de esa estimación, si no estamos por encima de ella. Tendría sentido que si puede tomar una parte del tiempo del proceso de negociación, usted puede reducir perceptiblemente su ciclo de ventas. Hemos comenzado nuestro esfuerzo actualizando nuestras plantillas para los contratos y documentos de apoyo, y para definir mejor el proceso. Mientras que hemos hecho una marca positiva, ahora estamos buscando más con la automatización de software. Estamos considerando herramientas como SpringCM para ayudar a traerle automatización a nuestros procesos con flujo de trabajo para cosas como el enrutamiento de documentos, los procesos de aprobación, y las notificaciones de alerta basadas en umbrales. Vimos la demostración y nos gusta el producto, pero las demostraciones son inconcluyentes, entonces miraremos algunas soluciones más y hablaremos con algunos otros adoptantes antes de meternos en eso. Les informaré de nuevo una vez que hayamos implementado algo y les haré saber si hemos logrado nuestro objetivo de acortar el ciclo de ventas.
 

 

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Frecuentemente nos referimos a ‘calificar’ como un único paso en el proceso de ventas. De hecho, la calificación debería ocurrir continuamente. Evaluando constantemente el ajuste entre la necesidad de un cliente y el ofrecimiento de su producto o servicio, y solo siguiendo aquellas oportunidades que son mutuamente beneficiosas, usted podrá mejorar la productividad y acortar el ciclo de ventas. Los representantes de ventas pueden caer en la trampa de continuar las discusiones si el futuro cliente devuelve las llamadas o si su flujo es débil, pero los resultados lo sufrirán.

Mary Gospe, KickStart Alliance

 

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