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Alison Diana Consejo para la selección de software de automatización de fuerza ventas

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 Por Alison Diana

El software de SFA enciende a los equipos de ventas para aumentar los ingresos y la productividad

Como un mapa de tesoros, el software de automatización de fuerza de ventas (SFA) ayuda a guiar a su equipo de ventas hacia la productividad aumentada de los vendedores, una planificación de ventas más efectiva, una previsibilidad de ventas mejorada, índices aumentados de ganancias de ventas, mejor rendimiento de cuotas de los vendedores, y comisiones de ventas más altas.

Después de todo, este potente software le da al personal de ventas una ventana hacia el proceso de ventas completo, localizando contactos de clientes clave, una historia de actividades, seguimientos programados, y un plan de estrategias de ventas mensurable para cada oportunidad de ventas. Pero aun, encontrar el software de SFA que mejor se adapte a su empresa podría requerir un mapa diferente, uno que lo guie a través de sus diferentes alternativas y lo deje en su destino: Una solución confiable, de alto rendimiento, rentable, y asequible que genere un verdadero retorno de la inversión (ROI) en dólares, en billete constante y sonante y en ahorros de tiempo.

El ABCs de SFA
Mientras que los vendedores de software empresarial podrían promocionar varias capacidades y funciones únicas, más frecuentemente el software de SFA es un componente integrado de un paquete de software de gestión de la relación con el cliente (CRM). Los sistemas de SFA le dan estructura, automatización, y visibilidad a los procesos de ventas clave como la administración de cuentas, contactos, actividades, y oportunidades, y el procesamiento de pedidos de ventas.

Los sistemas de automatización de software son responsables de las capacidades de administración de contactos que localizan todas las interacciones entre su compañía y todos sus clientes. Además de los nombres, los números, y las direcciones, la administración de contactos incluye la fecha, los recursos, y la descripción para cada contacto, como también los siguientes pasos programados o cualquier seguimiento que sea necesario. Esto se asegura de que se contacte a los clientes solo cuando sea necesario, previniendo omisiones accidentales o – quizás lo más molesto para los clientes – el contacto excesivo. Cuando se utilizan en un ambiente compartido, los sistemas de SFA ofrecen una visión de ventas de 360 grados de todas las actividades e interacciones entre la compañía y el cliente. Cuando se utilizan como parte de un sistema de CRM integrado, se puede extender la visión de clientes de 360 grados para incluir todas las interacciones de mercadeo y los incidentes de apoyo al cliente, relacionados con el cliente.

Un sistema de localización de clientes potenciales, como indica su nombre, mantiene una lista de posibles clientes potenciales, generadas por las visitas a sitios web, los envíos en gran cantidad, las llamadas salientes, u otras campañas de ventas y mercadeo. Esta función también incluye información sobre las compras de clientes existentes para animar a realizar ventas cruzadas y ventas aumentadas. Otros componentes clave son las previsiones de ventas, para guiar los presupuestos y los planes
manufactureros; la administración de pedidos, para asegurarse de de que los clientes reciban sus pedidos de la manera más oportuna y rentable; y el conocimiento de productos, o una base datos en línea en tiempo real de todos los productos y servicios de su compañía. Para la programación de grupos y las ventas en equipo, las soluciones de SFA incluyen programaciones integradas para el equipo de ventas completo y un componente de sincronización del calendario.

Funciones adicionales del software de automatización de fuerza de ventas a tener en cuenta podrían incluir a la integración de medios de comunicación social, la integración del software del centro de llamadas, la administración de territorios y la realineación, la inteligencia competitiva, el procesamiento de cuotas y pedidos, la administración del rendimiento de ventas, el análisis del embudo, el gerente del progreso del trabajo de las actividades, paneles digitales, el análisis de la inteligencia empresarial, el análisis de la rentabilidad de los clientes, y el apoyo técnico.

Algunas empresas también están adoptando soluciones de fuerza de ventas que les permitan a los clientes desarrollar sus propias soluciones de productos basándose en las opciones disponibles. Los configuradores de entradas de pedidos basados en limitaciones están ampliando los sistemas de SFA muy dentro de las aplicaciones de planificación de recursos empresariales (ERP por sus siglas en inglés) de la trastienda. Los fabricantes de computadoras personales y los fabricantes de automóviles han sido algunos de los adoptantes tempraneros, pero esta capacidad es atractiva para varias industrias.

Seleccionando una solución
Ya que la automatización de fuerza de ventas juega un papel tan esencial para el éxito de la compañía, es aconsejable formar un comité de selección de software que esté integrado por accionistas clave, incluyendo a un directivo de alto nivel, al gerente de ventas, a los representantes de ventas, a la IT, y al mercadeo. Este comité patrocinará y conducirá el proyecto para asegurar el apoyo personal de la administración superior, y de ahí hacia adelante. Después de todo, si la gente no ve a la SFA como algo estratégicamente importante y valioso, detestarán utilizar la solución, desafiando la adopción de usuario y dañando los resultados de su retorno de la inversión (ROI).

Determine las necesidades y los deseos específicos de su compañía recopilando, priorizando, y ponderando los procesos de ventas, y mapeando esos procesos empresariales con los conjuntos de funciones del software empresarial. Asegúrese de incluir representantes de todas partes de su fuerza de ventas, de ambos, de la oficina principal y a aquellos dispersos a través de las sucursales u oficinas remotas. Frecuentemente los vendedores más exitosos, rara vez están en la oficina. Por lo tanto, es de importancia fundamental que su solución de SFA provea acceso móvil simplemente y sin problemas. Hace mucho que se acabaron los días en los que había que devolverle la llamada a un cliente para hablarle sobre las especificaciones, los precios, o la disponibilidad. En estos tiempos de gratificación inmediata, los vendedores quieren contestar inmediatamente las preguntas de los clientes y no seguir las demoras en la comunicación debido al seguimiento requerido y los inevitables intercambios de correo de voz.

La automatización de ventas no existe en el medio de un vacío, entonces asegúrese de que sus candidatos de software se integren con su infraestructura existente y sin personalizaciones de software
excesivas. Tenga en cuenta la cantidad de capacitación que cada fabricante de software recomienda y considere los costos asociados con el apoyo y el mantenimiento en curso. En un informe de una investigación reciente, 49% de los encuestados dicen que una semejanza muy cercana a las necesidades de su compañía fue el factor más importante en su decisión de comprar una solución de SFA específica. Los conjuntos de soluciones adecuadas son los más importantes para un 48% de los encuestados, con un 18% mencionando el costo adecuado, y un 12% concentrándose en la facilidad de la implementación. Claramente, mientras más alto sea el encaje entre el sistema de SFA y los procesos de ventas más esenciales de la compañía, menor será la personalización de software, el tiempo de entrenamiento, los costos de las consultas, y el riesgo de implementación.

El costo de los sistemas de SFA no debería ser la única razón para seleccionar una solución por encima de otra – pero su presupuesto es, por supuesto, una realidad muy importante. Saber cuánto puede invertir inmediatamente eliminará a algunos de los candidatos de vendedores potenciales antes de que haga esfuerzos examinando sistemas de software empresarial que estén fuera de su capacidad.

SaaS o implementación local
Se debería hacer una consideración tempranera y significante de la selección de software en las pros y contras de las soluciones de SFA de implementación local contra las de servidores externos. Hay proveedores bien establecidos en ambos campos, entonces considere los costos a corto y largo plazo, los beneficios empresariales, y su cultura corporativa para ayudarlo a guiarse en su decisión.

Con los sistemas de SFA de implementación local, su compañía es propietaria del software, compra una cantidad específica de licencias de usuario, e instala el software en la red interna. Su departamento de IT es responsable del servicio, el mantenimiento, las actualizaciones, y el apoyo, frecuentemente respaldado por un acuerdo de mantenimiento y apoyo con el vendedor de software. Este enfoque es anticipadamente más costoso, y podría requerir una inversión adicional en servidores, depósitos, y redes. Podría también exigir más de su departamento de IT que ya está corto de dinero.

Por otro lado, las soluciones de SFA en servidores externos que se ofrecen en el modelo software como servicio (SaaS) requieren un costo anticipado más pequeño ya que, prácticamente, usted alquila el software, el ancho de banda, y el depósito desde un proveedor externo. Armado con un fuerte acuerdo de nivel de servicios (SLA por sus siglas en inglés), usted es dueño de sus datos pero depende del proveedor de software para asegurarse de que el software de SFA sea actual, para ofrecer acceso permanente, y para proveer un mantenimiento, depósito, seguridad, y restablecimiento de servicio regular. Esto quiere decir que usted puede agregar nuevas licencias de software solo cuando sea necesario; o si la fuerza de ventas se reduce, simplemente reducir la cantidad de licencias. Si crece, agregue solo lo que usted requiera.

Despacio y constantemente
Usted tiene un catálogo de funciones y ha tomado la decisión de “en servidores externos contra de implementación local”, estableciendo con exactitud una lista corta de tres o cuatro mejores vendedores de automatización de fuerza de ventas. Mantenga conversaciones profundas y demostraciones de productos y servicios de software. Los proveedores deben adaptar sus demostraciones de SFA para
ajustarse mejor a sus procesos empresariales y objetivos específicos. Examine las funciones, el precio, la integración de sistemas, los costos de actualizaciones y costos recurrentes, el precio de las funciones agregadas o de las actualizaciones a versiones más avanzadas, la capacitación, y el costo del hardware adicional, especialmente si elije una solución de implementación local. Frecuentemente, los sistemas de SFA sí incurren en alguna personalización, entonces tenga esos costos en mente también. Más allá de la adquisición del software de SFA, considere las preguntas de servicios clave. ¿Cómo manejan y le ponen el precio los posibles socios a la depuración e importación de datos desde su sistema existente de automatización de ventas? Si usted selecciona una solución de SFA en servidores externos, ¿cómo entregan su información los proveedores de SaaS si se acaba la relación?

Los vendedores deberían abordar sus problemas de ventas y sus problemas empresariales. Usted no está solamente comprando tecnología: Está comprando una solución para mejorar los esfuerzos de su equipo de ventas y, por lo tanto, sus ingresos empresariales y sus relaciones con los clientes.

Hable con los clientes existentes, si es posible en persona, para debatir las fortalezas y debilidades de sus soluciones, el rendimiento del software, el apoyo del vendedor, y los beneficios que han producido desde el software. Lo ideal sería que usted le hablara a empresas similares con el fin de obtener la correspondencia más exacta para su operación.

Una vez que haya hecho su selección de SFA, extienda este proyecto muy importante en fases diferenciadas, y asegúrese de distribuir recursos abundantes para abarcar la configuración, el pilotaje, y la capacitación para todos los usuarios del sistema.

Usted estableció bases seguras, basándose en semanas de investigaciones y cuestionamientos. Ahora es el momento para que su equipo de ventas se beneficie del mapa de tesoros para descubrir y presentar nuevas oportunidades, clientes, y fuentes de ingresos. End

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Cuando se utilizan en un ambiente compartido, los sistemas de SFA ofrecen una visión de 360 grados de la relación con el cliente, incluyendo todas las actividades e interacciones entre la compañía y el cliente. Cuando se utiliza como parte de un sistema de software de CRM integrado, se extiende la visión de clientes de 360 grados para incluir todas las interacciones de mercadeo y los incidentes de apoyo al cliente, relacionados con el cliente.

 

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